Wat kost het je als een vacature een maand langer openstaat?

Wat kost een openstaande vacature per maand?

Bij een allround servicemonteur ongeveer €4.500 per maand, ofwel ruim €200 per werkdag. Dat is niet het salaris dat je uitspaart en ook niet de omzet die je misloopt, maar het verschil tussen die twee. Dat verschil heet dekkingsbijdrage en het is het enige getal dat er in deze discussie toe doet.

De rekensom heeft drie regels. Eerst: wat zou deze persoon aan omzet draaien? Voor een allround monteur die je aan de klant doorbelast tegen €65 per uur en die 140 declarabele uren per maand maakt, is dat €9.100. Dan: wat kost die persoon je? Bruto €3.400 per maand, maal 1,35 voor vakantiegeld, pensioen, premies en verzekeringen, is ongeveer €4.600. Het verschil is €4.500. Dat bedrag verdwijnt elke maand uit je bedrijf zonder dat iemand het ergens opschrijft.

Hieronder staan drie functies doorgerekend met dezelfde methode. De tarieven komen uit de bandbreedtes die in de markt gangbaar zijn voor ingehuurde monteurs (€35 tot €85 per uur, afhankelijk van niveau) en de salarissen uit de salarisrange voor servicemonteurs in 2026 van €2.800 tot €4.500 bruto per maand. De uitkomsten zijn onze eigen richtlijnen, geen branchenorm.

Zit je in een bedrijf waar niemand uren schrijft, dan werkt deze tabel niet direct. Voor een werkvoorbereider, een planner of een verkoper reken je het anders door: welke orders vertragen er, welke offertes gaan later de deur uit, en wat is de marge op wat daardoor doorschuift of wegvalt. Het principe blijft hetzelfde. Er is een bedrag, en dat bedrag loopt elke dag door.

Waarom voelt een openstaande vacature aan alsof je geld bespaart?

Omdat de besparing in je boekhouding staat en het verlies nergens. Die €4.600 aan loonkosten die je deze maand niet uitgeeft, zie je terug op de loonstaat. De €9.100 aan omzet die niet gedraaid is, staat op geen enkel overzicht. Er is geen regel "niet gefactureerd wegens gebrek aan monteurs", en dus voelt het einde van de maand net even wat ruimer aan dan het is.

Dat is de belangrijkste reden dat vacatures zo lang blijven staan. Een besluit om geld uit te geven, aan media, aan een bureau, aan een hoger salaris, moet je verdedigen. Een besluit om niets te doen hoeft niemand te verdedigen. Terwijl dat tweede besluit in dit geval het duurste is. Ik heb directeuren wekenlang zien twijfelen over €2.000 media per maand terwijl die ene vacature ze op dat moment ruim het dubbele kostte.

Vergelijk het met een machine in je hal die stilstaat. Als een draaibank drie maanden stil staat omdat er geen onderdeel te krijgen is, weet iedereen in het bedrijf precies wat dat kost, en er hangt een lijstje aan de muur met wat er daardoor niet uitgeleverd kan worden. Staat er drie maanden een plek leeg naast diezelfde draaibank, dan hangt er niets aan de muur.

Een besluit om geld uit te geven moet je verdedigen. Een besluit om niets te doen niet. Daarom is niets doen bijna altijd de duurste optie.

Welke kosten staan er niet op een factuur?

De orders die je afwijst, de werkdruk bij de mensen die wel blijven, het verzuim dat daarop volgt en de collega die daardoor zelf ook opstapt. Dat zijn geen zachte gevolgen, ze zijn alleen lastiger toe te rekenen aan één vacature.

Het werkgeversonderzoek van UWV, gehouden onder 2.300 werkgevers in het najaar van 2024, zet er cijfers bij. Van de werkgevers die last hebben van de krappe arbeidsmarkt zegt 88% dat vacatures langzamer vervuld worden, 68% dat de werkdruk stijgt en 66% dat er personeelstekort is.

Zes op de tien vestigingen in Nederland hebben last van die krapte, en de gevolgen daarvan zijn uitgesplitst over alle werkgevers: 18% wijst orders af, 13% beperkt de productie, de dienstverlening of de openingstijden, 10% ziet de kwaliteit van het werk dalen en 25% zegt dat de groei van de organisatie geremd wordt. Een op de vier bedrijven groeit dus langzamer dan het zou kunnen, en niet omdat er te weinig werk is.

Die werkdruk komt daarna terug als verzuim. Het ziekteverzuim onder Nederlandse werknemers kwam in het eerste kwartaal van 2026 uit op 5,8%, hoger dan het gemiddelde van de afgelopen dertig jaar, en werkdruk is met 28% de meest genoemde oorzaak van werkgerelateerd verzuim. Van elke duizend werkdagen gingen er 58 verloren aan ziekte. In een team van acht monteurs waar er al één plek leeg staat, betekent één langdurig zieke dat je opeens twee gaten hebt en dat de zes die overblijven het werk van acht doen.

En dan de duurste variant. Als er iemand uit dat team opstapt omdat hij het zat is, staan er twee vacatures open in plaats van één. Je kosten verdubbelen niet netjes, ze worden meer dan dubbel, want de tweede vacature is moeilijker te vullen dan de eerste: je hebt nu minder mensen om nieuwe mensen in te werken. Dit is het punt waarop bedrijven bij ons binnenkomen. Niet bij de eerste vacature, maar bij de derde.

Hoe lang staat een vacature gemiddeld open in Nederland?

De Nederlandse benchmark ligt op 45 dagen, maar dat gemiddelde zegt weinig over jouw situatie. Dat cijfer komt uit het MrWork Recruitment Trends-onderzoek onder ruim 150 Nederlandse organisaties. Opvallend genoeg ligt geen van de zelfgerapporteerde cijfers uit datzelfde onderzoek in de buurt van die 45: mkb-bedrijven noemen gemiddeld 20,5 dagen, recruitmentbureaus 18,4 en corporates iets boven de 30. Bedrijven schatten hun eigen doorlooptijd dus structureel korter in dan de benchmark, en dat is op zich al veelzeggend. Organisaties die uit een talentpool putten zitten op 21,2 dagen tegen 27 dagen bij organisaties zonder.

Die spreiding vertelt je meer dan het gemiddelde. Een marketingfunctie in de Randstad vul je in drie weken. Een gecertificeerde storingsmonteur binnen een uur rijden van Deventer vul je niet in drie weken, en meestal ook niet in drie maanden. Dus reken niet met 45 dagen. Reken met de doorlooptijd van je eigen laatste drie aannames in deze functie, en als je die niet weet, is dat je eerste klus.

De markt eromheen is intussen minder ruim dan veel mensen denken. Eind juni 2026 stonden er volgens CBS nog 375.000 vacatures open tegenover 396.000 werklozen: 95 vacatures per 100 werklozen, tegen 91 een kwartaal eerder. De werkloosheid daalde van 4,0% naar 3,9%. Regionaal loopt dat flink uiteen: zonder correctie voor seizoenseffecten kwam Nederland uit op 101 vacatures per 100 werklozen, met Overijssel op 128 en Groningen op 78. De krapte neemt dus weer toe, en waar je zit bepaalt hoeveel je ervan merkt. In beide gevallen betekent het dat je doorlooptijd eerder langer wordt dan korter.

Is inhuren of een bureau goedkoper dan wachten?

Inhuur kost je ongeveer €3.800 per maand aan marge en een werving- en selectiebureau eenmalig 20 tot 30% van het jaarsalaris. Allebei zijn ze soms de goedkoopste oplossing, en allebei worden ze duur op het moment dat ze de enige oplossing zijn.

Neem eerst de inhuur. Een zzp-monteur rekent gemiddeld €56 per uur exclusief btw, blijkt uit de tariefcijfers van Knab, met €52 voor starters en €59 voor ervaren monteurs.

Zeg dat je er één inhuurt voor €60 per uur en 140 uur per maand. Dat kost je €8.400. Je draait die €9.100 aan omzet wel gewoon, dus je houdt €700 over waar je met een eigen monteur €4.500 had gehouden. Netto ben je dus €3.800 per maand kwijt aan het feit dat de vacature openstaat. Beter dan niets doen, en nog steeds bijna vier mille per maand.

Dan het bureau. Voor werving en selectie betaal je in Nederland doorgaans 20 tot 25% van het bruto jaarsalaris, en in schaarse hoeken als techniek en ICT loopt dat op tot 25 tot 30%, aldus de tariefoverzichten van WR. Bij die allround monteur met een bruto jaarsalaris van ongeveer €44.000 inclusief vakantiegeld is 25% dus €11.000. Dat is veel geld en het is ook krap tweeënhalve maand vacaturekosten. Haalt het bureau die monteur drie maanden eerder binnen dan jij het zelf zou doen, dan heb je er geld op verdiend. Lukt dat niet, dan heb je twee keer betaald.

Dat is meteen de eerlijkste manier om naar al deze opties te kijken. De vraag is niet wat iets kost, de vraag is hoeveel maanden het je scheelt.

Wat is een maand sneller waard?

Precies dat bedrag uit de tabel, maal het aantal functies dat je dit jaar zoekt. Bij één allround monteur is een maand versnelling €4.500 waard. Zoek je er dit jaar vier en win je op elk van die vier een maand, dan is dat €18.000 over het jaar. Bij acht functies €36.000.

Daar zit ook de grens van wat wij doen. Doorlopend zichtbaar zijn bij vakmensen in je regio kost bij ons meestal €1.000 tot €3.000 aan media per maand, plus een halve draaidag beeld. Zoek je één iemand per jaar, dan is dat zelden de goedkoopste route en kun je beter je vacaturetekst en je reactiesnelheid op orde brengen. Wat er dan misgaat staat in het artikel over waarom er niemand op je vacature reageert. Vanaf een stuk of drie aannames per jaar begint het te lopen, en boven de vijf verdient doorlopende zichtbaarheid zich bij ons bijna altijd terug, omdat elke maand versnelling over al die functies tegelijk telt.

Bij Strukton zagen we wat dat in de praktijk doet: vijf moeilijk vervulbare functies vervuld in vijf maanden, doordat vakmensen de naam al kenden voordat er iets te solliciteren viel. Reken dat eens door met een dagbedrag van €200 per functie en je begrijpt waarom daar niet meer over budget wordt gepraat. Bij Produlab zat de winst aan de achterkant: door elke sollicitatie direct persoonlijk te beantwoorden kwamen er 80% meer gesprekken uit dezelfde instroom, en er ging een dag per week aan handwerk af doordat we die opvolging met AI hebben ingericht. Dat is de kern van employer branding: je bouwt de bekendheid op vóórdat je hem nodig hebt, zodat de doorlooptijd korter is op het moment dat er iemand vertrekt. Hoe we dat inrichten staat op de pagina over recruitmentmarketing.

Hoe reken je het uit voor je eigen bedrijf?

In zes stappen en een kwartier, en je hebt er niets voor nodig behalve je eigen tarievenlijst en de laatste loonstaat. Doe het één keer per functie die nu openstaat.

1. Pak het uurtarief dat je aan de klant doorbelast. Niet het salaris, niet je kostprijs, het tarief op de factuur. Is de functie niet declarabel, pak dan de marge op de orders die door deze persoon sneller de deur uit zouden gaan.
2. Vermenigvuldig met de declarabele uren per maand. Reken met 130 tot 145 uur bij een fulltime uitvoerende functie. Kijk desnoods wat je huidige mensen in deze rol gemiddeld schrijven, dat is nauwkeuriger dan elke vuistregel.
3. Trek de loonkosten eraf. Bruto maandsalaris maal 1,35. Wat overblijft is je maandbedrag.
4. Deel door 22. Dat is je dagbedrag. Schrijf het op een geeltje en plak dat op de map van die vacature. Bij ons is dit steevast het moment waarop een directeur even stil is.
5. Zet ernaast wat je nu al betaalt om het gat te dichten. Inhuur, overwerktoeslagen, uitbestede klussen, de avonden van je werkvoorbereider. Dat bedrag betaal je al, alleen op een andere regel.
6. Vergelijk het met wat je per maand aan zichtbaarheid uitgeeft. Bij de bedrijven die bij ons binnenkomen is dat bedrag bijna altijd nul. Dat is de vergelijking waar het gesprek eigenlijk over gaat.

Doe stap vier ook voor de functies die je dit jaar al hebt vervuld, met de doorlooptijd die je toen echt nodig had. Dan zie je wat het vorig jaar heeft gekost, en dat is een makkelijker gesprek met je boekhouder dan een schatting over volgend jaar. Zo beginnen wij ook aan elk traject: eerst de cijfers op tafel, dan pas het budget.

Mijn mening

Ik vind dit het meest onderschatte getal in het hele mkb. Bedrijven onderhandelen een half uur over een offerte van €1.500 en laten daarna zonder blikken of blozen een monteursvacature een half jaar staan die ze €27.000 kost. Dat is geen domheid, dat is een boekhoudprobleem: het ene bedrag staat op een factuur en het andere staat nergens.

Wat me daarbij opvalt is hoe vaak de vacature pas urgentie krijgt als er iemand ziek wordt of opzegt. Dan wordt er in een week meer besloten dan in het halfjaar ervoor. Ik snap het, want zo werkt een druk bedrijf, maar het is wel precies de verkeerde volgorde. Op het moment dat je acuut iemand nodig hebt is je onderhandelingspositie het slechtst, betaal je het hoogste tarief en accepteer je de kandidaat die er is in plaats van de kandidaat die je wilt.

Tegelijk wil ik eerlijk zijn over de andere kant. Niet elke vacature is dit bedrag waard om te versnellen. Sommige functies mogen best drie maanden openstaan, omdat de verkeerde persoon je meer kost dan een leeg bureau. En als je één keer per jaar iemand zoekt, is een doorlopende campagne bij ons gewoon niet de slimste besteding van je geld, dan is een fatsoenlijke vacaturetekst en dezelfde dag terugbellen veel meer waard. Wat ik iedereen zou aanraden: reken het één keer uit. Niet omdat het getal dan opeens kleiner wordt, maar omdat je vanaf dat moment een besluit neemt in plaats van het uit te stellen. Meten boven mening, ook als het over je eigen personeel gaat.